Birçoğumuz yaşam performansımızı artırmanın yollarını arıyoruz. Konu ile ilgili ne kadar hevesli olursak olalım bazen öyle bir an geliyor ki yapılacaklar listesine bakmaya bile dayanamıyoruz. Buna karşın her daim olağanüstü bir performans ortaya koyan insanlar var. Onlar inanılmaz işler yapıyor, yorulmuyor, hayal kırıklığına uğramıyor ve üstelik kendilerine ve ailelerine zaman ayırabiliyorlar. Bu kişilerden biri de bireysel verimliliğin artırılması konusunda yaptığı çalışmalarıyla ünlü Cal Newport.
Newport’un yaşamı olağanüstü verimli, üstelik saat 5.30’dan sonra asla çalışmıyor. Hafta sonlarında ise nadiren çalışıyor. Peki Newport, kısıtlı zamanda neler yapıyor:
- Georgetown Üniversitesi’nde tam zamanlı profesör olarak görev yapıyor, dersler veriyor.
- Her yıl en az 6 bilimsel makale yazıyor.
- Şu ana kadar 4 muhteşem kitap yazdı ve beşincisi üzerinde çalışmalarına devam ediyor.
- Bir baba ve bir koca olmanın tüm sorumluluklarını yerine getiriyor.
- Verimlilik ve uzman performansını geliştirme konusunda düzenli bir blog yazıyor.
Üstelik bunları süper güçleri ve 15 kişilik bir kadrosu olmadan yapıyor. Newport önerilerini test ettim, çok işe yaradığını görünce, sizin için özetledim.
1) Yapılacaklar listesi yerine planlama tablosu yapın.
Yapılacaklar listesi, kendi başına işe yaramayacağı gibi caydırıcıdır. Çünkü gerçekçi değildir. Planlama tablosu ise gerçekçi olmanızı sağlayarak, zamanınızı verimli kullanmanızı sağlar. Yapılacaklar listesi, bir planlama tablosunda saat saat yapılacaklar işler olarak planlanana kadar dilek listesinden başka bir şey değildir.
Cal Newport, “Planlama tablosu, gerçekten ne kadar zamanınız olduğuyla ve yapacaklarınızın ne kadar zaman alacağıyla yüzleşmenizi sağlar.” diyor. Bu sayede büyük resmi görerek daha sıkı çalışmakla kalmaz, her işi en iyi ne zaman yapabilirsek o zaman aralığında yapma şansı elde ederiz.
Uzmanlar yapacağımız işin ne kadar süreceğini göz önünde bulundurmazsak kendimizi gereksiz başarısızlık hissiyle yüzleşmeye hazırlamamız gerektiği söylüyor. Üstelik haksız yere kendimizi başarız ilan etmek yapılacak en kötü şeylerden biridir.
Birçoğumuz, son dakikada çıkan işler, ya da çalışmamızın bir sebeple bölünmesi yüzünden planların uygulanamayacağını düşünürüz. Kuşkusuz plana kusursuz bir şekilde uymak mümkün değildir. Öncelikle bunu kabul edelim. Ancak plan tablosu olmazsa ertelemenin önüne geçmemiz hiç kolay olmaz. Eğer planlarımız bozulduysa Cal Newport hemen yeni bir plan yapmamızı öneriyor. Bir işin zaman tablosuyla planlanması, erteleme dürtüsünü azaltır. Hepimizin bildiği gibi eğer belirlenen zaman periyodunda bir işi yapıp yapmama konusunda kararsız kalacak olursak aslında o işi yapmamaya karar vermişsiz demektir.
Planlanma tablosu yapmanın aşırı mekanik ve sıkıcı olduğunu düşünmüş olabilirsiniz. Ancak zaman yönetimi ve yaşam kalitesi arasındaki ilişkiyi araştıran bir çalışmada, planlamanın yaşam kalitesini yükselttiği tespit edilmiştir.
Birinci adımda yapılacaklar listesini çöpe attık ve planlama tablosu hazırlayarak saat saat yapacaklarımızı yazdık. Peki şimdi ne yapacağız?
2) Saat 5.30’da çalışmayı bırakacağınızı düşünerek günün geri kalanını planlayın.
İşler kendilerine verilen zamana yayılırlar. Yani onlara haftada 7 gün ve günde 24 saat zaman verecek olursanız onlar bütün bu zamana yayılacaktır. Sonuçta ne olacağını tahmin edin: yorgunluk, başarısızlık hissi, erteleme vb.
İş ve yaşam dengesini kurabilmek için sınırlara ihtiyacımız vardır. Üstelik bu sınırlar bizi daha etkili olmaya zorlar. Çalışmanızı bitireceğiniz saatinizin saat 5.30’da dolacağını bilmek, görevler kasırgasını kontrol etmenizi sağlayacaktır.
Cal buna “Sınırları belirlenmiş planlama verimliliği” diyor: İdeal planınızı kesinleştirin ve geriye doğru bakarak insafsız zorunlulukları, ulaşılması zor ve olumsuz duygulara yol açacak işleri listeleyin. İşte bunlar yapılması öncelikli olanlardır. Sınırları belirlenmiş planlamayı hayata geçirmek gerçek anlamda üretkenliğe ulaşmak için en akıllı ve en yararlı kararları vermemizi sağlar. Araştırmalar, çıldıracak gibi hissetmeyi önleyecek tek şeyin planınızın kontrol altında olduğunu bilmek olduğunu söyler. Kontrol algısını artıran şey, stres seviyesini düşürür.
İkinci adımda planımızın sınırlarını belirledik. Peki saat saat ne yapacağımızı belirlediğimiz günlük planlar, uzun vadeli projelerde ne kadar işe yarar?
3) Uzun vadeli planlar yapın
Kısa vadeli düşünmek önümüzü görmenizi engeller. Sadece bugüne odaklanırsak büyük resmi göremeyiz. Haftalık planlarla ilerlemeliyiz. Cal, bu kadar çok işin altından kalkabilmek için günün her saatinde, haftanın her gününde ve ayın her haftasında neler yapacağını planlıyor. Planını gerçekçi hedeflerle yapılandırdığı için kontrolü kolay kolay kaybetmiyor.
Bu detayda bir planlama yapmak sanıldığı gibi çok zaman da almıyor. Cal, Pazartesi günleri çalışmaya başladığında ilk bir saatini planlamaya ayırıyor. Önce yapılacak işler listesini gözden geçiyor, sonra takvimini kontrol ediyor. Bu işleri öncelik sırasına göre diziyor. Ardından hangi gün ve saatte ne yapacağına karar veriyor ve planı kendisine e-posta ile gönderiyor. Böylece hafta boyunca her ihtiyaç duyduğunda planı elinin altında olmuş oluyor.
Önemli bir not; planları kafamda da yapabilirim yazmama gerek yok diye düşünüyorsanız, yanılıyorsunuz. Zira araştırmalar yazarak yaptığınız planlara sadık kalma olasılığının çok daha yüksek olduğunu gösteriyor.
Üçüncü adımda elimizde; saat saat yapılandırılmış, sınırları belirlenmiş uzun vadeli bir çalışma planı var. Ama işin yapılma süresi, çalışmaya ayırdığımız süreye sığmıyor. Bu durumda ne yapacağız?
4) Az ama Öz
Yapılacak işler gerçekten de yapabileceğimizden fazla olabilir. Bu durumda bu kadar işin yapılamayacağını kabullenmeniz gerekir. Her gün saat 22.00’ye kadar çalışarak, yapılacaklar listesini tamamlamaya çalışmak ise yapılabilecek büyük hatalardan biridir.
Cal Newport, “Eğer yapabileceğimizden daha çok işimiz varsa büyük olasılıkla demeniz gerekenden daha az “hayır” diyorsunuz demektir.” diyor. Bu durumda kesinlikle işleri azaltmalıyız. Bunu yapmanın en doğru yolu, hayatımıza en çok değer katan işlerin hangi işler olduğunu belirlemek ve bunun dışında kalan işleri bir şekilde elemektir.
Cal Newport bu konunun önemini şöyle açıklar: Aslında insanların başarıları değerlendirilirken göz önünde bulundurulan şey, en iyi yaptıkları şeydir. Üstelik bir şeyi gerçekten iyi yapabilmek için gerçekten odaklanmak gerekir. Bu da ancak ve ancak gereğinden fazla görev üstlenmemekle mümkün olur. “Hayır” demeyi öğrenmeli, gösterdiğimiz çabaya değmeyen işleri yapmaktan vazgeçmeliyiz.
Brigid Schulte, zamanın yeterli olmamasından bunalmanın nedenlerini ve çarelerini anlattığı kitabında şöyle der: Dünya’nın her yerinde çalışma süreleri giderek kısaldığı halde insanlar, daha çok çalıştıklarını iddia ediyorlar. Oysa şimdi eskisinden çok daha fazla zamanımız var. Daha çok çalışıyor gibi hissetmemizin nedeni küçük ve can sıkıcı işlerle çok fazla zaman harcamamız. Sonuç olarak yapmamız gereken en doğru hareket, daha az iş üstlenmek ve bu işleri yapabileceğimiz en iyi şekilde yapmaktır.
Dördüncü adımda da elememiz gereken işleri eledik ve son adıma geldik.
5) Yüzeysel, sığ işleri azaltıp, derinlikli ve önemli işlere odaklanın.
Bütün işler eşit değerde değildir. Cal, işleri sığ ve derin olarak ikiye ayrır. Sığ işten kasıt, toplantılar, bilgi iletme, e-posta okuma/cevaplama vb. yeteneklerinizi kullanmanızı gerektirmeyen işler. Derin işler ise mevcut yeteneklerinizin sınırlarını zorlayarak yaptıklarınızdır. Bu işler üzerinde çalışmak yüksek değerli sonuçlar ürettiği gibi yeteneklerinizin sınırlarını da genişletir.
Yani en büyük sıkıntılardan biri sığ derelerde boğulmaktan okyanuslara varamayışımız.
Aşırı derece yoğun olan, mesaisi gece yarılarına kadar devam eden, hafta sonları da çalışan insanların büyük bölümünün bu çalışma temposunun esas nedeni, aşırı sığ işlerle uğraşmalarıdır. Bu yoğun insanlar, vakitlerinin büyük bölümünü bilgi taşımak, bir soruya cevap vermek gibi çok zaman alan üstelik sonuçları pek de değerli olmayan işlere ayırırlar.
Birçok ülkede en çok satan kitaplar listesine giren “The 4-Hour Workweek” adlı kitabın yazarı Tim Ferriss, günün ilk bir iki saatinde e-postalarımızı kontrol ederek önemli işlerimize odaklanmamızı engellememiz gerektiğini söyler. Çünkü araştırmalara göre herşeyi kontrol atında olduğundan emin olmak için harcadığımız zamanın odaklanmamızı engellemeye değecek kadar önemli olmadığını göstermiştir. Hiçbir CEO çok sayıda e-postaya cevap verdiği ya da çok sayıda toplantıya girdiği için CEO olmadı.
Cal ise konu ile ilgili olarak şöyle der: Sığ işlerle uğraşmak sizi kovulmaktan korur ama derin işler, terfi etmenizi sağlar. Değerli işler ortaya koyabilmek için kendinize kesintiye uğramayan geniş zamanlar tanımalısınız.
Cal’ın bu 5 temel önerisini hayatınıza uyguladığınızda verimliliğinizin nasıl artırdığını göreceksiniz.
Kaynaklar:
- Cal Newport
- Amazon – Cal Newport, Deep Work